En casi todos los negocios pequeños con los que trabajo, WhatsApp es por donde más clientes escriben. Y casi siempre se lleva desde el WhatsApp personal del dueño, mezclado con el grupo de la familia, sin horario y con mensajes que se quedan sin contestar hasta la noche. WhatsApp Business es gratis y en media hora lo tienes configurado para no perder a nadie. Te cuento qué activar y en qué orden.

Respuesta corta: pasa tu número de negocio a WhatsApp Business, completa el perfil (horario, dirección, web, descripción), activa el mensaje de bienvenida y el de ausencia, prepara respuestas rápidas para las cinco preguntas que más te hacen, sube un catálogo con tus servicios y pon el enlace de WhatsApp en tu web, tu ficha y tus redes. Usa etiquetas para no olvidar a quien pidió presupuesto.

WhatsApp normal o WhatsApp Business

WhatsApp Business es una aplicación aparte, gratuita, pensada para negocios. Las diferencias que importan a un autónomo:

• Perfil de empresa con horario, dirección, web y descripción.
• Mensajes automáticos de bienvenida y de ausencia.
• Respuestas rápidas: textos guardados que escribes con un atajo.
• Catálogo de productos o servicios con foto y descripción.
• Etiquetas para ordenar los chats: nuevo cliente, presupuesto enviado, pendiente de pago.

Si usas el mismo número para todo, puedes pasarlo a WhatsApp Business sin perder los chats. Si puedes, mejor un número solo para el negocio: así separas trabajo y vida personal.

La configuración, paso a paso

1. El perfil

Nombre real del negocio, categoría, una descripción de dos líneas («Peluquería en Alcorcón centro. Corte, color y tratamientos. Pide cita por aquí»), dirección o zona, horario y enlace a tu web. Es lo que ve alguien antes de escribirte por primera vez.

2. Mensaje de bienvenida

Se envía la primera vez que alguien te escribe o tras un tiempo sin hablar. Que sea corto y útil: «¡Hola! Gracias por escribir a Peluquería Lola. Dime qué servicio te interesa y qué día te viene bien, y te contesto enseguida.»

3. Mensaje de ausencia

Fuera de tu horario, para que nadie se quede sin respuesta: «Ahora estamos cerrados. Mañana a partir de las 9:30 te respondemos. Si es para pedir cita, déjanos el día y el servicio.» Quien recibe esto espera; quien no recibe nada, escribe a la competencia.

4. Respuestas rápidas

Apunta las cinco preguntas que más te hacen (precios, horario, cómo llegar, formas de pago, plazos) y guarda una respuesta para cada una. Al escribir «/» en un chat te aparecen y las mandas con un toque.

5. Catálogo

Aunque no vendas productos, el catálogo sirve para tus servicios: foto, nombre, descripción y, si quieres, precio orientativo. Cuando alguien pregunta «¿qué hacéis?», le mandas el catálogo en lugar de un párrafo.

6. Etiquetas

Crea tres o cuatro: «Nuevo», «Presupuesto enviado», «Cliente», «Seguimiento». Cada viernes, repasa los de «Presupuesto enviado» y escribe a quien no haya contestado. Es la forma más barata de recuperar clientes que se enfrían.

Que te escriban desde todas partes

WhatsApp tiene un enlace directo con la forma https://wa.me/34XXXXXXXXX (tu número con el prefijo, sin espacios ni el signo +). Con él abres un chat contigo de un toque. Ponlo en:

• Tu web, como botón visible en el móvil, en todas las páginas.
• La biografía de Instagram y la página de Facebook.
• La web que enlazas desde tu ficha de Google: quien llega desde el mapa ve el botón de WhatsApp nada más entrar. Si aún no tienes la ficha, mira cómo crear la ficha de Google de tu negocio.
• Tarjetas, carteles y facturas, como código QR.

Puedes añadir un mensaje ya escrito al enlace para saber de dónde viene el cliente, por ejemplo «Hola, vengo de la web».

Mide cuántos clientes te llegan por WhatsApp

Si el botón está en tu web, cada clic se puede medir en Google Analytics. Es una de las tres cifras que te propongo vigilar en cómo saber si tu web te trae clientes. Con el mensaje predefinido distinto en cada sitio (web, Instagram, ficha), sabrás además qué canal funciona mejor.

Errores que veo a menudo

• Contestar al día siguiente sin mensaje de ausencia: el cliente ya ha escrito a otro.
• Mandar audios largos con precios o explicaciones: mejor un texto que se pueda volver a leer.
• Listas de difusión con publicidad a gente que no lo ha pedido: es molesto y puede acabar en bloqueos.
• Pedir datos personales por chat sin necesidad. Lo justo para dar el servicio.

Y aprovecha el final de cada conversación con un cliente contento para pedirle una reseña en Google: por WhatsApp es donde mejor funciona.

Preguntas frecuentes

¿WhatsApp Business es gratis?

Sí, la aplicación es gratuita. Solo tienen coste algunas funciones avanzadas y los envíos masivos a través de la plataforma para empresas, que un autónomo normalmente no necesita.

¿Puedo usar mi número de siempre?

Sí. Al instalar WhatsApp Business puedes pasar tu número y tus chats. Lo que no puedes es tener el mismo número a la vez en WhatsApp normal y en Business.

¿Pueden contestar varias personas desde el mismo WhatsApp?

Sí, WhatsApp Business permite vincular el número a otros dispositivos, como el ordenador o el móvil de un compañero.

¿Es mejor que el formulario de contacto de la web?

Para la mayoría de negocios locales, sí, porque es más rápido para el cliente. Lo ideal es tener los dos y medir por dónde llegan más contactos.