16 Feb 5 herramientas gratuitas para el Community Manager

Cuando un profesional decide dar el salto a trabajar como freelance, entra en una dinámica de clientes, proyectos, reuniones, tareas, etc y como no disponga de una buena organización y planificación, su vida profesional puede entrar en un auténtico KAOS, donde el desorden y la confusión se apoderarán de él, llegando a situaciones de estrés y por supuesto pérdida de tiempo y dinero.

Contamos con infinidad de herramientas a nuestra disposición para ayudarnos a organizar y gestionar nuestra labor profesional, unas son de pago, otras gratis pero con ciertas limitaciones y, como en todo, para gustos los colores.

Con esta entrada he querido centrarme en aquellas que suelen ser de uso diario, cuentan con versión gratuita y son fáciles de manejar, no quiere decir que sean las mejores o que no tengamos otras alternativas que, en cada caso, se puedan ajustar mejor a nuestras necesidades.

 

Gestión y organización de tareas diarias

A lo largo de la jornada de trabajo, van surgiendo nuevas tareas que realizar y a veces las anotamos en un papel que luego termina quien sabe dónde.

Wunderlist ha sido una de las aplicaciones que más gratamente me ha sorprendido últimamente. Intuitiva, fácil de manejar y que cumple 100% con su finalidad.

Con esta herramienta vamos a poder crear listas de tareas, dentro de las cuales iremos generando tareas relacionadas con esa listas y, algo muy interesante, las lista pueden ser compartidas con otros usuarios, de esta forma, entre ese grupo de usuarios pueden asignarse tareas y llevar un control total sobre cómo van evolucionando, por ejemplo saber si se han completado, si alguien ha incluido algún comentario o anotación, etc.

El manejo del programa es muy sencillo e intuitivo. Dentro de la gestión de una tarea en particular, vamos a poder:

• Indicar una fecha límite de ejecución.
• Establecer un recordatorio.
• Poner una subtarea.
• Hacer una anotación.
• Añadir un comentario, con este proceso lo que hacemos es iniciar una conversación con otros usuarios en relación con esa tarea en concreto.
• Compartir archivos.

Disponible en versión de escritorio y otra para smartphone, con una sincronización muy rápida entre ambas.

También comentar que contamos con versión FREE limitada y versión de pago, a nivel de usuario con la gratuita puede resultar suficiente ya que tendríamos que estar trabajando volúmenes muy grandes de información para vernos limitados.

Organización de sitios web favoritos 

Seguramente todos conozcamos esta posibilidad de organizar nuestros sitios web favoritos dentro del navegador de Chrome con la herramienta de marcadores. Personalmente es algo que me ha permitido mantener en orden multitud de accesos a aplicaciones y sitios online a los que diariamente o de forma continua me veo obligado a acceder.

Los favoritos de mayor utilidad los podemos agregar a la barra de marcadores principal, así siempre estarán visibles, cuando esta ya esté completa, podremos crear carpetas sobre una temática o funcionalidad en concreto e ir añadiendo aquellos favoritos que mantengan una similitud.

Por ejemplo, existen muchas herramientas y aplicaciones web relacionadas con Twitter (analítica, reputación, ranking, tendencias,…), podemos tener todo perfectamente organizado en una carpeta de marcadores para su rápida localización sin tener que perder tiempo en buscarlas.

La forma de proceder es muy sencilla, una vez que estamos en el sitio web que queremos guardar, pinchamos en la estrella que aparece en el margen derecho de la barra de navegación y se despliega un menú en el que podremos:

• Dar un nombre al favorito, si se deja en blanco solo veremos el icono del sitio web.
• Seleccionar la carpeta de destino, recuerda la carpeta de “Barra de Marcadores” es la barra principal.
• Crear carpetas según nuestras preferencias y necesidades.

Es importante indicar que conviene que estos pasos los hagas una vez que te hayas “logeado” con tu cuenta de usuario de Google (correo de Gmail y tu contraseña), de esta forma todo queda asociado a tu perfil y, si te hiciera falta, podrías acceder a estos favoritos desde otro dispositivo accediendo con ese perfil.

Control y gestión del tiempo de trabajo 

Dentro de las que he probado quizá no sea la aplicación más conocida ni la más completa, pero si una de las más sencillas de manejar y que cubre muy bien sus expectativas.

Con Toggl vamos a poder controlar el tiempo que dedicamos a cada proyecto o proyectos relacionados con un cliente para que de esta forma sepamos si nos estamos ajustando y cumpliendo lo contratado, o bien, para poder cuantificar el total de horas que nos lleva sacar adelante un proyecto concreto para su posterior facturación por tiempo invertido.

La estructura es muy simple, vamos a verlo:

• Proyectos: podrán ser privados o públicos para el resto de miembros del equipo.
• Clientes: para los que estamos gestionando proyectos. Podremos asociar proyectos con clientes.
• Equipo: que estará formado por los usuarios que vayamos invitando desde nuestra cuenta, lógicamente deberán de ser usuarios de Toggl. Podremos compartir un proyecto con otros usuarios para hacerles partícipes.

Cuando tenemos la anterior estructura montada, sólo nos queda ir a la pestaña de “TIME”, donde tendremos una lista de proyectos en marcha, elegimos uno e indicamos qué proceso vamos a realizar en ese momento, por ejemplo si estamos trabajando en un proyecto que consiste en «diseñar un blog con wordpress», vamos a iniciar un proceso de «búsquedas de plantillas para el blog», le damos a “GO” y un cronómetro comienza a marcar el tiempo que le estamos dedicando. Al finalizar, nos aparece en el listado anterior para poder continuar en otro momento la misma tarea. Si otro usuario, al que le hemos asignado el proyecto, inicia otra tarea o trabaja sobre la que acabamos de iniciar, quedará reflejada en nuestro proyecto.

La verdad es que está genial y más con los informes que podremos elaborar con datos temporales para presentar y conocer tiempos totales por proyecto, usuarios, clientes, etc, únicamente que con la versión gratuita no podremos utilizar la función de facturación que si está disponible en la PRO.

 

 

Organización de información y contenidos de interés

En este apartado he querido incluir dos aplicaciones que están relacionadas con la gestión de contenidos que vamos localizando en internet, pero cada una nos brinda unas opciones singulares.

Con Feedly podemos suscribirnos a publicaciones que aparecen en sitios web que consideramos de nuestro interés, nos simplifica mucho el trabajo ya que no tendremos que estar buscando contenido y podremos mantenernos al día de lo último en información.

Es decir, nos permite organizar nuestras suscripciones por temas y así no tienes más que localizar en su buscador un sitio web que te interese seguir y lo incluyes en la categoría correspondiente.

Tiene una interface muy limpia, clara e intuitiva.

[mailmunch-form id=»406100″]

Otro punto fuerte es la integración para compartir el contenido en distintas redes sociales, así como con Buffer para programar publicaciones. Si te interesa saber algo más sobre Buffer te recomiendo una lectura a «Buffer desde el móvil, ideal para el Community Manager«, otra de mis entradas que se centraba en esta app.

Con Pocket podemos guardar y organizar información (artículos, noticias y publicaciones) que nos vamos encontrando en buscadores, redes sociales, etc para su posterior lectura y, además, una vez lo hayamos guardado, ya no precisaremos de conexión a internet para leerlo.

Todo el contenido también lo vamos a poder categorizar asignando etiquetas a la hora de guardarlo y así, agilizar mucho su posterior localización.

A su vez, también  podremos compartir todo en redes sociales, correo, etc.

Tanto Feedly como Pocket están disponibles en versión de escritorio y apps para Smartphone, con una sincronización muy buena.

Espero que esta información te haya sido de utilidad, como has podido comprobar son herramientas fáciles de poner en marcha y con toda seguridad te van a ayudar a organizar y optimizar algo más tu día a día profesional, eso si, investigando un poco descubrirás que tienes muchas más opciones y alternativas donde elegir para encontrar la que mejor resultado te ofrezca.

¿Qué te han parecido? ¿Ya las usas o tienes otras preferencias?

Hasta pronto, nos vemos en la red!!!