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5 herramientas gratuitas para el Community Manager

Cuando un profesional decide dar el salto a trabajar como freelance, entra en una dinámica de clientes, proyectos, reuniones, tareas, etc y como no disponga de una buena organización y planificación, su vida profesional puede entrar en un auténtico KAOS, donde el desorden y la confusión se apoderarán de él, llegando a situaciones de estrés y por supuesto pérdida de tiempo y dinero.

Contamos con infinidad de herramientas a nuestra disposición para ayudarnos a organizar y gestionar nuestra labor profesional, unas son de pago, otras gratis pero con ciertas limitaciones y, como en todo, para gustos los colores.

Con esta entrada he querido centrarme en aquellas que suelen ser de uso diario, cuentan con versión gratuita y son fáciles de manejar, no quiere decir que sean las mejores o que no tengamos otras alternativas que, en cada caso, se puedan ajustar mejor a nuestras necesidades.

Gestión y organización de tareas diarias

5 herramientas gratuitas para organizar y optimizar el trabajo del CMA lo largo de la jornada de trabajo, van surgiendo nuevas tareas que realizar y a veces las anotamos en un papel que luego termina quien sabe dónde.

Wunderlist ha sido una de las aplicaciones que más gratamente me ha sorprendido últimamente. Intuitiva, fácil de manejar y que cumple 100% con su finalidad.

Con esta herramienta vamos a poder crear listas de tareas, dentro de las cuales iremos generando tareas relacionadas con esa listas y, algo muy interesante, las lista pueden ser compartidas con otros usuarios, de esta forma, entre ese grupo de usuarios pueden asignarse tareas y llevar un control total sobre cómo van evolucionando, por ejemplo saber si se han completado, si alguien ha incluido algún comentario o anotación, etc.

El manejo del programa es muy sencillo e intuitivo. Dentro de la gestión de una tarea en particular, vamos a poder:

  • Indicar una fecha límite de ejecución.
  • Establecer un recordatorio.
  • Poner una subtarea.
  • Hacer una anotación.
  • Añadir un comentario, con este proceso lo que hacemos es iniciar una conversación con otros usuarios en relación con esa tarea en concreto.
  • Compartir archivos.

Disponible en versión de escritorio y otra para smartphone, con una sincronización muy rápida entre ambas.

También comentar que contamos con versión FREE limitada y versión de pago, a nivel de usuario con la gratuita puede resultar suficiente ya que tendríamos que estar trabajando volúmenes muy grandes de información para vernos limitados.

Organización de sitios web favoritos 

5 herramientas gratuitas para organizar y optimizar el trabajo del CMSeguramente todos conozcamos esta posibilidad de organizar nuestros sitios web favoritos dentro del navegador de Chrome con la herramienta de marcadores. Personalmente es algo que me ha permitido mantener en orden multitud de accesos a aplicaciones y sitios online a los que diariamente o de forma continua me veo obligado a acceder.

Los favoritos de mayor utilidad los podemos agregar a la barra de marcadores principal, así siempre estarán visibles, cuando esta ya esté completa, podremos crear carpetas sobre una temática o funcionalidad en concreto e ir añadiendo aquellos favoritos que mantengan una similitud.

Por ejemplo, existen muchas herramientas y aplicaciones web relacionadas con Twitter (analítica, reputación, ranking, tendencias,…), podemos tener todo perfectamente organizado en una carpeta de marcadores para su rápida localización sin tener que perder tiempo en buscarlas.

La forma de proceder es muy sencilla, una vez que estamos en el sitio web que queremos guardar, pinchamos en la estrella que aparece en el margen derecho de la barra de navegación y se despliega un menú en el que podremos:

  • Dar un nombre al favorito, si se deja en blanco solo veremos el icono del sitio web.
  • Seleccionar la carpeta de destino, recuerda la carpeta de “Barra de Marcadores” es la barra principal.
  • Crear carpetas según nuestras preferencias y necesidades.

Es importante indicar que conviene que estos pasos los hagas una vez que te hayas “logeado” con tu cuenta de usuario de Google (correo de Gmail y tu contraseña), de esta forma todo queda asociado a tu perfil y, si te hiciera falta, podrías acceder a estos favoritos desde otro dispositivo accediendo con ese perfil.

Control y gestión del tiempo de trabajo 

5 herramientas gratuitas para organizar y optimizar el trabajo del CMDentro de las que he probado quizá no sea la aplicación más conocida ni la más completa, pero si una de las más sencillas de manejar y que cubre muy bien sus expectativas.

Con Toggl vamos a poder controlar el tiempo que dedicamos a cada proyecto o proyectos relacionados con un cliente para que de esta forma sepamos si nos estamos ajustando y cumpliendo lo contratado, o bien, para poder cuantificar el total de horas que nos lleva sacar adelante un proyecto concreto para su posterior facturación por tiempo invertido.

La estructura es muy simple, vamos a verlo:

  • Proyectos: podrán ser privados o públicos para el resto de miembros del equipo.
  • Clientes: para los que estamos gestionando proyectos. Podremos asociar proyectos con clientes.
  • Equipo: que estará formado por los usuarios que vayamos invitando desde nuestra cuenta, lógicamente deberán de ser usuarios de Toggl. Podremos compartir un proyecto con otros usuarios para hacerles partícipes.

Cuando tenemos la anterior estructura montada, sólo nos queda ir a la pestaña de “TIME”, donde tendremos una lista de proyectos en marcha, elegimos uno e indicamos qué proceso vamos a realizar en ese momento, por ejemplo si estamos trabajando en un proyecto que consiste en “diseñar un blog con wordpress”, vamos a iniciar un proceso de “búsquedas de plantillas para el blog”, le damos a “GO” y un cronómetro comienza a marcar el tiempo que le estamos dedicando. Al finalizar, nos aparece en el listado anterior para poder continuar en otro momento la misma tarea. Si otro usuario, al que le hemos asignado el proyecto, inicia otra tarea o trabaja sobre la que acabamos de iniciar, quedará reflejada en nuestro proyecto.

La verdad es que está genial y más con los informes que podremos elaborar con datos temporales para presentar y conocer tiempos totales por proyecto, usuarios, clientes, etc, únicamente que con la versión gratuita no podremos utilizar la función de facturación que si está disponible en la PRO.

Organización de información y contenidos de interés

5 herramientas gratuitas para organizar y optimizar el trabajo del CMEn este apartado he querido incluir dos aplicaciones que están relacionadas con la gestión de contenidos que vamos localizando en internet, pero cada una nos brinda unas opciones singulares.

Con Feedly podemos suscribirnos a publicaciones que aparecen en sitios web que consideramos de nuestro interés, nos simplifica mucho el trabajo ya que no tendremos que estar buscando contenido y podremos mantenernos al día de lo último en información.

Es decir, nos permite organizar nuestras suscripciones por temas y así no tienes más que localizar en su buscador un sitio web que te interese seguir y lo incluyes en la categoría correspondiente.

Tiene una interface muy limpia, clara e intuitiva.

Otro punto fuerte es la integración para compartir el contenido en distintas redes sociales, así como con Buffer para programar publicaciones. Si te interesa saber algo más sobre Buffer te recomiendo una lectura a “Buffer desde el móvil, ideal para el Community Manager“, otra de mis entradas que se centraba en esta app.

Con Pocket podemos guardar y organizar información (artículos, noticias y publicaciones) que nos vamos encontrando en buscadores, redes sociales, etc para su posterior lectura y, además, una vez lo hayamos guardado, ya no precisaremos de conexión a internet para leerlo.

Todo el contenido también lo vamos a poder categorizar asignando etiquetas a la hora de guardarlo y así, agilizar mucho su posterior localización.

A su vez, también  podremos compartir todo en redes sociales, correo, etc.

Tanto Feedly como Pocket están disponibles en versión de escritorio y apps para Smartphone, con una sincronización muy buena.

Espero que esta información te haya sido de utilidad, como has podido comprobar son herramientas fáciles de poner en marcha y con toda seguridad te van a ayudar a organizar y optimizar algo más tu día a día profesional, eso si, investigando un poco descubrirás que tienes muchas más opciones y alternativas donde elegir para encontrar la que mejor resultado te ofrezca.

¿Qué te han parecido? ¿Ya las usas o tienes otras preferencias?

Hasta pronto, nos vemos en la red!!!

¿Me das un voto?

David Campos Roca
davidcamposroca@gmail.com

Especialista y formador en aulaCM donde enseño a los alumnos a obtener sus Certificaciones Oficiales de Google Adwords y también a diseñar sus propias paginas con WordPress. Me encanta ayudar a los demás a conseguir sus objetivos y metas profesionales. No hay mayor recompensa que ver como un alumno finaliza un curso y sus expectativas quedan cubiertas. "Localiza tu objetivo y alcanzarás tu meta"

16 Comentarios
  • Emma
    Publicado a las 14:00h, 16 febrero Responder

    Gran entrada David!! Luego probare un par que ni conocía y que me pueden resultar útiles. Gracias por hacernos la vida más fácil

    • davidcamposroca
      Publicado a las 14:05h, 16 febrero Responder

      Muchas gracias Emma. Que bien que te haya servido, gracias por tu comentario. Son muy útiles, ya me cuentas que te parecen.

  • nathcordero
    Publicado a las 15:18h, 16 febrero Responder

    ¡¡David!!
    Como siempre, un post genial :) Me parece súper interesante contar con herramientas que nos ayuden a organizarnos y a aprovechar al máximo nuestro tiempo.
    ¡¡Muchas gracias!!

    • davidcamposroca
      Publicado a las 18:27h, 16 febrero Responder

      Como siempre un lujo recibir tus comentarios. Seguro que algo nos ayudan Gracias a ti Natalia.

  • nathcordero
    Publicado a las 18:35h, 16 febrero Responder

    Reblogueó esto en El blog de Nat.

  • Luis | Marketing Web
    Publicado a las 19:29h, 16 febrero Responder

    Muy buen post David. No conocía Toggl y creo que es muy interesante y útil por lo que nos cuentas.
    Gracias.

    • davidcamposroca
      Publicado a las 19:55h, 16 febrero Responder

      Genial Luis, verás que es muy sencilla pero que cumple su cometido. Estoy trasteando otra que parece mas versátil a la vez que algo mas compleja, se llama NUTCACHE, ya iré informando.

  • Luis | Marketing Web
    Publicado a las 22:27h, 16 febrero Responder

    Genial, ya nos contarás…

  • Como crear tu marca personal
    Publicado a las 07:29h, 17 febrero Responder

    […] también aburre. Otra vez creo que lo más importante es la organización: aquí tienes “5 herramientas gratuitas para organizar y optimizar el trabajo del CM” de un gran blogger David Campos Roca, que en su blog nos ayuda con herramientas súper […]

  • Gemma Alcalá
    Publicado a las 09:53h, 17 febrero Responder

    David, muchas gracias por compartir. Hay algunas herramientas que no conocía y has despertado mi curiosidad. Felicidades.

    • davidcamposroca
      Publicado a las 15:59h, 17 febrero Responder

      Muchas gracias Gemma por tu comentario, un placer ver que te pueda servir para conocer alguna herramienta. Lo que pueda ayudar aquí estoy. Un saludo.

  • Miguelangel
    Publicado a las 18:21h, 18 febrero Responder

    Hola David, yo incluiría a Trello que es superligera e ideal para coordinar las tareas pendientes, similar a Wonderlist solo que más fácil de utilizar, así como Evernote que ya es casi obligatorio, mil éxitos con tu blog esta muy interesante.

    • davidcamposroca
      Publicado a las 18:24h, 18 febrero Responder

      Hola Miguel Angel, muchísimas gracias por tu comentario y aportación, anotadas quedan. Muy buena observación ya que son otras dos herramientas muy útiles. Me alegro te guste el blog, lo dicho, gracias!!!

  • Alejandra
    Publicado a las 13:24h, 17 agosto Responder

    Hola David! Gracias por el post! Me va a servir de gran ayuda. Yo gestiono mis tareas usando Kanban Tool que se basa en el sistema Kanban. A mí me va fenomenal. Se compone de un tablero muy sencillo que además de visualizar todo el proceso por el que pasa cada tarea, permite controlar el tiempo que se tarda en completar una tarea y acceder al panel de estadísticas de flujo del trabajo. Tiene versión gratuita y también de pago dependiendo del número de usuarios.

    • David Campos
      Publicado a las 12:10h, 24 agosto Responder

      Hola Alejandra, gracias por el comentario. No conocía esa herramienta que nos has indicado. Lo probaré y te comento que tal me va. Un saludo

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